El “timeboxing”: como gestionar con eficiencia tu tiempo

Todos hemos tenido tareas para las que destinamos unos minutos y termina ocupándonos todo el día. No establecer límites de tiempo para ejecutar una tarea atenta contra el alcance de nuestros objetivos.

timeboxing
El timeboxing es una de las técnicas que nos permiten gestionar con eficiencia nuestro cronograma.

Estudios realizados en la década de los años 50 en permitieron al británico Cyril Northcote Parkinson enunciar en 1957 la que conocemos como Ley de Parkinson: “el trabajo se expande hasta que ocupa por completo el tiempo destinado para su realización”.

Por ejemplo, si para ejecutar una tarea destinas una semana, aunque pueda ser finalizada en dos días, subconscientemente la tendencia es a continuar en ella hasta que finalice el tiempo asignado.

Esto conducirá a una gestión ineficiente, pues está demostrado en estos casos que casi el 60% del tiempo lo dedicaremos a cosas triviales e irrelevantes para la tarea, como el uso (y abuso) de las redes sociales y plataformas de entretenimiento. No es difícil comprender que dentro de una organización donde los procesos se concatenan, tendrá consecuencias negativas y de mayor alcance.

¿Qué es el timeboxing?

Es en este escenario que la ciencia recomienda aplicar el “timeboxing” para mejores (cuando no óptimos) resultados en la gestionar el cronograma de trabajo a nivel individual y colectivo.

A grandes rasgos el “timeboxing” es una estrategia de gestión del tiempo orientada a objetivos, que permite aumentar la productividad y evitar la procrastinación.

Al establecer una “caja de tiempo”, que puede abarcar períodos desde 15 minutos a meses, para una tarea se fija un plazo de ejecución para alcanzar un objetivo predefinido. Pero en la vida cotidiana durante ese periodo de tiempo son múltiples las interrupciones, y en ocasiones las desviaciones de la tarea (por ejemplo: buscar aprobaciones o documentos de los que dependen nuestra tarea), que entorpecen el alcance del objetivo en un tiempo determinado.

Antes de implementar el timeboxing

Como es una técnica centrada en objetivos, cada “caja de tiempo” debe tener un objetivo claro y definido, y durante ella sólo se podrá ejecutar una tarea o conjunto de tareas relacionadas entre sí.

Al definir los bloques de tiempo estos pueden ser rígidos o flexibles. Si eres un perfeccionista empedernido, te convendría destinar lapsos de tiempo fijo para concluir una tarea. También si el número de tareas es elevado y no puedas arriesgarte a que se queden algunas sin ejecutar.

En cambio, si no tienes la certeza de cuanto tiempo lleva la ejecución de una tarea (es nueva o no conoces aún tus competencias o las del equipo para ejecutarla), puedes establecer un bloque de tiempo flexible.

Para definir la duración de un bloque de tiempo debes tener en cuenta el tiempo que eres capaz de dedicar al trabajo profundo, es decir, a una máxima concentración evitando las interrupciones. Llegar a acuerdos con tu equipo de trabajo en el tiempo necesario para la ejecución tarea es fundamental en esta fase de definiciones.

Como usar el timeboxing y no sucumbir en el intento

Si tienes definidos tus bloques de tiempo, lo más importante es respetarlos. En un día muy ocupado resulta tentador reorganizar tu tiempo, pero es importante respetar la distribución de tu tiempo previamente establecida, como si fueran citas inaplazables contigo mismo.

Usar el temporizador de tu celular para indicar el fin de un bloque establecido puede ayudar a cumplir con las expectativas trazadas para tu jornada. Esto no significa que debas concluir abruptamente la tarea, sino que recuerdes que el tiempo para ella está por terminar.

Para que tu cronograma pueda ser manejado sin interrupciones es importante desactivar las notificaciones de tu celular, aunque esto no significa que debamos estar aislados del mundo durante el trabajo.

Es recomendable tomar tiempos de descanso entre “time boxes” para prevenir el estrés por exceso de trabajo.

Al concluir el período de tiempo establecido para una tarea, se valorará si el objetivo propuesto ha sido cumplido, y plantearse cómo mejorar a partir de las experiencias vividas.

Es hora de usar el timeboxing

Existen herramientas computacionales que permiten implementar el timeboxing en organizaciones y a nivel personal.

El Sunsama es uno de los programas que nos promete hacer realidad un equilibrio entre vida laboral y personal. El Clockfy es otra de las herramientas muy populares. Y la lista sería muy larga. Cada quien podrá encontrar la aplicación que más se acomode a su estilo de vida y trabajo.

Para concluir les dejo esta reflexión: si Elon Musk, uno de los hombres más ocupados del mundo, usa el timeboxing para gestionar su tiempo, ¿por qué no deberíamos intentarlo también?

Fuentes y referencias de la noticia: